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公式訪問に際してのお願い
1．公式訪問の事前準備について公式訪問時における「会長・幹事懇談会」「クラブ協議会」はいずれも限られた時間であります。この時間を出来る限り充実したものとするために事前準備を充分にしてください。
特に下記についてはご留意ください。
- 公式訪問にあたって事前に提出願う資料は提出期限を厳守してください。
- 「会長・幹事懇談会」「クラブ協議会」におけるガバナーとの協議事項や質疑事項は事前に整理しておいてください。
- 昨年末に「ロータリークラブの棚卸し」および「効果的なロータリークラブとなるための活動計画の指標」をすでにご提出いただいております。今般、公式訪問に際し、本年6月末時点のクラブ現況を把握いたしたく、一部重複して申し訳ありませんが、別添「平井義久ガバナー公式訪問資料」にご記入のうえご提出いただきたくお願い申し上げます。
2．「会長・幹事懇談会」について
この懇談会は貴クラブの会長・副会長・幹事及び会長エレクトの方々と親しくお話出来る最初の機会であります。1時間余の短時間ではありますが、和やかなそして有意義な会合にしたいと思っております。出席者は会長・副会長・幹事及び会長エレクトの方々にお願いします。
3．「公式訪問例会」について
ガバナーアドレスは25分間を標準といたします。
4．「クラブ協議会」について
クラブ協議会は、クラブの役員や各委員長、委員の方々がクラブの計画と業績を述べ、またクラブが抱えている諸問題について担当ガバナー補佐を中心としてガバナーとも協議する機会であります。クラブをよりよくするための充実した会合にしたいと思いますので、あまり堅苦しくならずに、プラス発想で端的かつ率直に話し合えるようご配慮ください。
全会員のご出席をお願いいたしたく存じますが、特に入会3年未満の会員には出席の要請をしてください。クラブ協議会は下記の要領で開催してください。
- 開会後、最初にガバナーが数分間スピーチをした後、会長が司会をして会議をすすめてください。
- 協議は単に概況報告書に記されている事項の報告だけでなく、具体的に次のような内容の発表を期待します。
- 活動への具体的計画と実績の報告
- 成功したと思われる活動事例
- 失敗であったと思われる事例
- 非常に困惑している問題
- 最終にガバナーの講評の時間を10分程度とってください。
5．公式訪問標準スケジュール
ガバナー、ガバナー補佐、地区幹事（または副幹事）の3名（基本として）で実施します。
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A．公式訪問日の時間配分は基本として上記でお願いいたします。
なお、新クラブの設立もあり、さらに過密スケジュールとなるため、一部時間調整をお願いする場合はご協力の程よろしくお願いいたします。
B．夜間例会、モーニング例会のクラブについては（1）（2）（3）の組み合わせ及び時間は、当該クラブとガバナー事務所とで協議をして決定します。
6．付記事項
- 各役員、委員長、委員の方々の席順配置図を、随行の地区幹事にお渡しください。
- ガバナーと随行者のネーム・プレート、卓上プレートは持参いたします。
- お土産、協議会後のご接待は堅く辞退させていただきます。
