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RI第2650地区「個人情報保護の指針」

1：経過

2005年4月に「個人情報保護法(以下「法」という。)」が施行されたことに伴い,当2650地区においてはロータリー情報委員会を中心に「法」への対処を検討してきたが、このたび地区諮問委員会の了承を得て「個人情報の指針(以下「指針」という。)」を作成した。

2：指針の主旨

1)法への対処

ロータリークラブ、ロータリークラブの親睦会、ガバナー(エレクト)事務所など(以下「クラブ等」という。)の組織は、法第15条に定める「個人情報取扱業者」ではなく、また法第37条、同40条に定める「認定個人情報保護団体」の申請も特に行うことはしないが、法の主旨を尊重して、保有する個人情報の管理には細心の注意をはらうこととする。

そのため、ロータリー情報委員会の中に「個人情報保護管理委員会」を設置して、個人情報保護にかかわる諸問題に対応していくこととする。

2)指針の概要

クラブ等が保有する個人情報の具体例を列記し、新規に収集する情報については使用目的を明示して提出を求める。また既存の情報については適切な管理、第3者への開示の禁止、制限、廃棄の方法等を例示する。またクラブ会員が個人で保有する情報についても、同様の注意、取扱義務を守ってもらうよう要請することとする。

3)指針の採用

当指針は、法についての2650地区として一定の方針を示すものであり、各クラブ等が、独自に検討され、何等かの対処をされる際の参考にしてもらう性質のものである。

「個人情報保護の指針」

1：個人情報保護法の対象になると思われる情報は以下に例示するものとする。

1. ロースター(全国版、地域版、クラブ版等)
2. 各種会議資料に掲載されている連絡先一覧(「地区委員長連絡会議」の資料等)
3. 各クラブで作成している会員名簿(ロースター以外の)
4. ローターアクト、インターアクト会員名簿
5. 米山奨学生名簿
6. GSE関係(受入、派遣)
7. 国際青少年交換(受入、派遣)
8. RYLA参加者
9. 財団奨学生(国際親善、世界平和)

2：上記の情報の内、印字、製本されたものについては、下記各号に従って取り扱うこととする。

1. 譲渡、貸出は禁止する。
2. 必要数以上の複写、複製はしない。
3. 資料を安易に第3者の目にふれるような場所に放置しないなど、管理に十分注意をはらう。
4. 廃棄する場合は、第3者に渡ることがないよう、原則として焼却またはシュレッダーによる裁断処分とする。
5. 新規募集や資料を更新する際には使用目的を明示しておこなう。

3：パソコン等に登録されている情報については次のように取扱うこととする。

1. 情報への不正アクセスを防ぐ方策を検討すること。
2. インターネットを使用する会員は、他の会員の情報を安易に第3者に転送しないなど、情報の保護、漏洩防止に注意すること。

4：ロースター(クラブ会員名簿)については下記のように取扱うこととする。

1. クラブ会長または幹事は、会員に対して、登載原稿の提出を求めるに際し、開示したくない情報(例えば、生年月日、住所、電話番号、職業、家族構成等)は提出しなくてもよい旨を告げる。このためにロースターの体裁に統一を欠くことになってもやむを得ないものとする。
2. 会員が所有するロースターについて上記2の取扱いに準じて対処するよう徹底する。

5：クラブが所管するローターアクト、インターアクト等の関係団体に対して、当指針に基づき適切な指導をおこなうこととする。

6：相談窓口の設置

1. 各クラブで対応に苦慮する場合や、疑問、質問に応えるため、相談窓口として「個人情報保護管理委員会」を設置する。相談受付は当面ガバナー事務所がおこなう。